Comment rédiger un email en anglais et se démarquer des autres ?

Work 4 mai 2021

Si vous êtes un professionnel évoluant dans le monde des affaires, vous connaissez déjà l'importance de la communication électronique. L'email est un aspect essentiel d'une communication efficace entre les personnes, qu'il s'agisse de les tenir informées d'un événement particulier, de leur transmettre des messages essentiels, un retour d'information ou de capter leur attention pour un court instant.

Pour de nombreux courriers électroniques, la rédaction peut être un combat quotidien parce qu'ils ne sont pas toujours familiers avec le format ou parce que le respect des normes de la grammaire anglaise n'est pas leur point fort.

Il est indispensable de s'occuper de ces questions si vous souhaitez que vos emails soient exempts d'erreurs et convaincants, mais si vous voulez écrire un email en anglais correctement, vous devez connaître sa structure de base, qui est la suivante :

Structure d'un bon email


Rédiger un mail en anglais exige une attitude et des compétences professionnelles qui suivent la structure de base déjà mise à disposition ou suivie par une multitude de professionnels.

Elle se compose d'un objet, d'une introduction, d'un corps et d'une conclusion. Mais il existe quelques normes à respecter et des éléments qui ne doivent pas vous échapper, tels que :


1-L'objet


La ligne d'objet est une partie extrêmement importante d'un email, mais elle est purement négligée par rapport au corps principal. Mais supposons que l'objectif de votre email soit strictement professionnel. Dans ce cas, il est essentiel d'ajouter un objet qui attirera l'attention et la curiosité, car elle incitera les gens à l'ouvrir et à avoir une vague idée de ce dont il s'agit.

En revanche, si votre objet est informel, comme un simple "bonjour" ou "à ne pas manquer", sachez que votre message est immédiatement destiné au dossier spam si vous faîtes du démarchage.
Il est important que vous réfléchissiez bien à votre objet et que vous passiez beaucoup de temps à trouver quelque chose d'élégant et d'artistique, sinon personne n'ouvrira votre message, ce qui est plutôt déprimant.

2-Introduction


Avant d'aborder la demande principale ou le corps de votre message, il est utile de saluer le lecteur avec une ligne d'introduction, car elle permet d'attirer l'intérêt avant qu'il ne passe à l'idée principale.


Lorsque vous écrivez un mail en anglais à l'un de vos collègues, il est tout à fait naturel d'inclure une ligne d'introduction et une ligne de conclusion pour l'attirer avec l'idée de votre email. Bien que cela puisse s'avérer une tâche plutôt difficile pour certaines personnes, au bout du compte, cela vous permet d'établir un rapport professionnel solide.


3-Corps du message


Le corps de votre mail en anglais est la seule partie qui compte et doit être parfaitement compréhensible pour le lecteur. Il doit avoir un objectif clair et spécifique décrit aussi directement que possible, sans énigmes ni contradictions.

Par exemple, un email visant à obtenir un retour d'information de la part de votre employé sur une présentation que vous avez faite ou à demander le report d'une réunion avec un client. Dans les deux cas, le corps doit être concis et se concentrer sur l'idée principale proposée ; sinon, il ne passera pas du tout.


De cette façon, le lecteur sera plus que disposé à le lire et ne le parcourra pas pour sauter des informations importantes qu'il représente, et ce serait mieux si vous pouviez le réduire à quelques phrases simples et choisies.


Mais il y a des emails qui nécessitent un peu plus de jus, et donc, le corps principal doit être étendu ; dans de tels scénarios, assurez-vous de ne pas laisser l'idée principale s'échapper ou de ne pas trop vous en éloigner. Restez proche du sujet et racontez vos messages en conséquence.

4-Comment conclure


Commencer les choses du bon pied peut contribuer à développer une relation sincère et professionnelle avec la personne à qui vous envoyez votre email, mais il est également important de conclure les choses sur une meilleure note. Vous devez laisser la personne lorsque vous lui avez fourni les informations que vous souhaitiez, c'est le moment de la saluer à nouveau et d'en finir.

Vous pouvez choisir parmi de nombreuses options en anglais telles que "Thank you", "Sincerely", "Best regards", etc. La liste peut être longue, mais ce que vous devez faire ici, c'est choisir quelque chose d'unique et d'authentique, et de strictement professionnel si vos emails sont destinés à des fins professionnelles.


Rédiger les meilleurs emails possibles


Nous avons mentionné ci-dessus toutes les informations dont vous avez besoin pour rédiger un courrier électronique professionnel, mais il y a aussi quelques points à prendre en compte. La mise en page de base vous est fournie ; c'est à vous de la remplir et d'y ajouter les données de votre choix.


Veillez à ce que le thème de votre email soit positif, même s'il s'agit de communiquer des nouvelles plutôt déstabilisantes à une personne ; pensez positivement est ce qui compte le plus et constitue l'essence même de la rédaction d'un email professionnel en anglais. Ensuite, vous devez vous pencher sur votre ton et trouver le bon en fonction du contexte ou des informations à partager.

Conclusion


Le ton de chacun des emails que vous envoyez doit être conçu en fonction du message qu'il doit délivrer et de la nature du destinataire. Il est également nécessaire d'envoyer une relance si vous n'obtenez pas de réponse rapide à vos emails déjà envoyés. En effet, des centaines de milliers d'emails sont reçus par des professionnels, et il est normal que le vôtre ne soit pas parvenu à leurs yeux ; l'envoi d'une relance accélérera donc les choses pour vous.

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